ADIM

AÇIKLAMA

SORUMLU / İLGİLİ

HAREKETLİLİK ÖNCESİ

1

Başvuru sahibi, çalıştığı enstitü/fakülte/meslek yüksekokuluna görevlendirme dilekçesinin ekine, değerlendirme komisyon tutanağı ve davet mektubunu da ekleyerek görevlendirme işlemlerini başlatır. Bu aşamada biletleme ve seyahat planı yapılması tavsiye edilmemektedir.

Görevlendirme dilekçesi örneği için tıklayınız.

Hareketten faydalanan kişi 

2

Görevlendirmesi Rektörlük tarafından onaylanmış başvuru sahipleri; Erasmus ödemeleri halen Halk Bankasından yapıldığından, kesinti olmaması için Halk bankası EURO hesabı bilgilerini boşluk bırakmadan UKEY'e girmelidir. Yararlanıcı sigorta poliçesi bilgilerini UKEY üzerinden tamamlamalıdır. 

Hareketten faydalanan kişi

3

UKEY giriş işlemlerini tamamlayan başvuru sahibi, 

1. Görevlendirme belgesi,

2. Onaylanmış Hareketlilik Anlaşması (Öğrenim/Eğitim), 

3. Resmi Vadesiz Euro Hesap bilgisi (banka hesap cüzdanı fotokopisi veya internet bankacılığı hesap bilgisi sayfası),  

4. Varsa yönergede belirtilen diğer ek belgeleri tamamlar. 

Belgelerini eksiksiz olarak tamamlayan başvuru sahibi hareketlilikten en erken 8 hafta en geç 4 hafta önce "Hibe Sözleşmesi" ibaresi ile tüm belgelerini [email protected] adresine göndererek sözleşme talebinde bulunur. 

Sözleşme tamamlanmadan biletleme ve seyahat planı yapılması tavsiye edilmemektedir. Hibe ödemesi yapılmadan yapılan harcamaların iadesi ile ilgili çıkabilecek sorunlarda sorumluluk katılımcının kendisine aittir.

Sözleşmeler ofis tarafından hazırlanacak ve kişilerin ukeyde kayıtlı adreslerine e posta  ile gönderilecektir. Sözleşme yasal ve mali yükümlülük taşıdığından mutlaka ıslak imzalı olmalıdır. Tek nüsha olarak ıslak imzalı hazırlanan sözleşmeler ya posta yolu ile ya da ofise elden teslim edilmelidir. E-posta ile gönderilen imzalı sözleşmeler geçerli olmayacaktır. 

Hareketten faydalanan kişi / Erasmus Personel Hareketliliği Sorumlusu

4

Sözleşmenin yapılabilmesi için zorunlu belgelerin eksiksiz olması gerekir. Hareketlilik Anlaşması (Öğrenim/Eğitim programı) olmayan faydalanıcı ile sözleşme imzalanmaz, hibe ödemesi yapılmaz, Erasmus hareketliliği iptal edilebilir. Hareketliliğin tüm gereklerini yerine getirmiş yararlanıcının sözleşmesi tamamlanır. Sözleşme yasal bir belge olduğu için, yararlanıcı ıslak imzalı sözleşmesini Koordinatörlüğe elden teslim eder. 

Koordinatörlük tarafından imzalanan sözleşme ve ekinde yer alacak hibe dökümü belgesi yararlanıcıya gönderilerek hibe ödeme süreci başlatılır. 

Hareketlilikten faydalanan kişi / Erasmus Personel Hareketliliği Sorumlusu 

5

Hareketlilikten faydalanan kişinin bilgileri “Mobility Tool/Beneficiary Module” sisteminde tanımlanır.

Erasmus Personel Hareketliliği Sorumlusu

6

Sözleşmeler Kurum Koordinatörü imzası ve ödeme işlemleri için Mali İşler Sorumlusuna teslim edilir. Sözleşmeler Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından onaylandıktan sonra hibeler UKEY'de kayıtlı olan kişi hesaplarına, en geç 30 gün içinde yatırılmaktadır. 

Erasmus Mali İşler Sorumlusu

7

Koordinatör tarafından imzalanan sözleşmeler ve ödeme belgeleri ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir. 

Erasmus Kurum Koordinatörü / Erasmus Mali İşler Sorumlusu / 

8

Hareketlilikten faydalanan kişiye gidiş için hibe ödemesi yapılır.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

HAREKETLİLİK SONRASI

9

Hareketlilikten faydalanan kişi, hareketlilik sonrasında; e devlet üzerinden alınan yurda giriş çıkış belgesi ve gittiği kurumdan aldığı katılım sertifikasını hareketliliğin sona ermesinden itibaren 30 gün içinde [email protected] adresine belgelerini göndererek dönüş işlemlerinin tamamlanmasını talep eder. 

Hareketten faydalanan kişi / Erasmus Personel Hareketliliği Sorumlusu

10

Hareketten faydalanan kişi çevrim içi anketi tamamlar. 

Hareketten faydalanan kişi

11

Hareketten faydalanan kişinin kalan hibe ödemesi için belgeler tamamlanarak, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.  Hareketten faydalanan kişiye dönüş için hibe ödemesi yapılır. 

Erasmus Mali İşler Sorumlusu / Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı